Etätyönohjaus nousi etulinjaan

Koronakriisi nosti etätyönohjauksen etulinjaan. Maaliskuussa voimalla edennyt virusepidemia autioitti toimistot ja muut toimitilat. Myös työnohjauksia peruttiin, osa siirrettiin verkkoon. Moni perehtyi nopeasti etäohjauskäytäntöihin mahdollistaakseen töiden jatkumisen.
Kehittämisasiantuntija, psykologi ja työnohjaaja Merja Niemi-Pynttärille työskentely ja yhteydenpito verkossa on ollut arkipäivää jo pitkään.
Niemi-Pynttäri työskentelee ELY-keskusten sekä TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskuksessa eli KEHA-keskuksessa. Keskus tuottaa palveluja maantieteellisesti hajautetulla toimintamallilla valtakunnallisesti kaikille Ely-keskuksille ja TE-toimistoille sekä muille julkisyhteisöille.
Niemi-Pynttärin työpiste sijaitsee Jyväskylässä. Etätyö on keskuksessa arkea, koska työyhteisö on sijoittunut usealle eri paikkakunnalle. Tästä syystä kaikki kokoukset ovat aiemminkin olleet virtuaalisia.
Ainoa muutos koronaviruspandemian myötä oli se, että työtä tehtiin kotoa käsin.
Työnohjaus organisaation sisällä on osa hänen työtään, ja muodostaa siitä noin viidenneksen.
”KEHAn koordinoima sisäisten työnohjaajien verkosto perustettiin viisi vuotta sitten. Meitä on tällä hetkellä 15, jotka työnohjaamme osana omaa työtä. Toteutetun työnohjauksen määrä on kaksinkertaistunut viidessä vuodessa”, Niemi-Pynttäri kertoo.
Niemi-Pynttäri valmistui työnohjaajaksi 2015 Helsingin psykoterapiainstituutista. Hänellä on myös psykoterapeutin pätevyys. Kehittämistehtävät kuitenkin veivät mennessään, eikä
hän ole terapeuttina toiminut.
Jokainen verkoston työnohjaaja valitsee itselleen sopivat työtavat. Osa tarjoaa sekä etä- että lähiohjausta, osa haluaa ohjata vain kasvokkain. Myös niitä on, jotka tarjoavat vain etätyönohjausta. Välineenä käytetään Skype for Business -kokoussovellusta.

Työnohjaukselle runsaasti kysyntää

Valtiotyönantaja kannustaa henkilöstöä hyödyntämään työnohjausta. Niemi-Pynttäri laskee, että vuonna
2019 verkoston työnohjaajien tuottamaa työnohjausta sai yhteensä 23 ryhmää ja 46 yksilöä. Ohjattavia oli yli 170, ja aikaa ohjauksiin käytettiin reilut 820 tuntia.
”Ihan kaikkea toteutettua työnohjausta nämä luvut eivät sisällä, koska muutamalta ohjaajalta ei saatu näitä tietoja”, Niemi-Pynttäri toteaa.
Lähes kaikki työnohjausta haluavat ovat saaneet ohjausta verkoston työnohjaajilta. On myös ollut tilanteita, joissa verkostosta ei ole pystytty tarjoamaan ohjausta.
”Meitä työnohjaajia on tällä hetkellä niin vähän, ettei työaika ole riittänyt. Henkilöstöä eli potentiaalisia työnohjattavia kun on noin 5 000.”
Jos organisaation sisäistä työnohjaajaa ei ole ollut saatavissa, on henkilöä neuvottu etsimään itselle sopiva
työnohjaaja Suomen Työnohjaajat ry:n verkkosivuilla olevan hakukoneen avulla.
Niemi-Pynttäri työnohjaa etänä tällä hetkellä kahdeksaa yksittäistä työntekijää. Lisäksi hän tapaa kasvokkain yhtä yksilöohjattavaa ja kolmea ryhmää. Ryhmiäkin hän on ohjannut etänä. Etäryhmään osallistujien määrä on syytä rajata enintään viiteen, jotta ryhmä on hallittavissa ruudulla, hän katsoo.
Herkimmin työnohjausta hyödyntävät hänen mukaansa TE-toimistojen asiantuntijat ja psykologit, jotka kohtaavat jatkuvasti työssään haastavissa elämäntilanteissa olevia asiakkaita.
”Se lisää työn aiheuttamaa tunnekuormaa, jota on hyvä jäsentää ja purkaa turvallisessa ja luottamuksellisessa työnohjauksessa.”
Niemi-Pynttäri kokee, että etäyhteyden kautta työskentely tukee työn ohjauksen luottamuksellisuutta. Ruudun äärellä olo on kuin tekisi mitä tahansa työtä, eikä herätä huomiota.
”Luottamuksellisuutta voi vahvistaa myös mahdollisuus valita työnohjaaja, joka työskentelee toisella paikkakunnalla. Samassa työyhteisössä työskentelevä työnohjaaja ei ehkä toisi ohjaussuhteeseen riittävästi ulkopuolista näkökulmaa.”
Koronaviruspandemian myötä henkilöstö on siirtynyt suureksi osaksi tekemään etätyötä. Sen tueksi on muodostettu sparrausryhmiä, joissa kaksi vetäjää sparraa enintään 16 osallistujaa.
Nämä ryhmät eivät ole työnohjausryhmiä, vaan niissä on käsitelty konkreettisia asioita työpäivän rytmittämisestä alkaen. Etätöihin kun ovat joutuneet myös sellaiset, jotka eivät aiemmin ole etätyötä tehneet lainkaan.
”Tarpeellisuutensa nämä ryhmät ovat osoittaneet, kyllä niissä on tämän tilanteen aiheuttamaa tuskaa jaettu”, toteaa Niemi-Pynttäri.

Miellyttävä ympäristö rentouttaa

Ohjaamista etänä verkon kautta ei Niemi-Pynttäri koe huonommaksi tai paremmaksi suhteessa kasvokkain ohjaamiseen.
”Ne ovat kokemuksina erilaisia, ja etäohjattavat ovat olleet pelkästään tyytyväisiä.”
Sen sijaan jonkinlaista arkuutta etäohjaukseen on osoittaneet osa työnohjaajista. On ollut huolta siitä, voiko etäohjaus olla yhtä hyvää ja laadukasta kuin kasvokkain toteutettu ohjaus.
Niemi-Pynttäriltä itseltään on kaikenlainen kynnys etäohjaukseen kadonnut niiden vuosien aikana, joina
hän on etätyönohjausta tehnyt. Se on osa normaalia työtä.
Sanomattakin on selvää, että tekniikan olisi etäohjatessa pelattava mahdollisimman hyvin.
”Jos tuntee epävarmuutta tekniikan kanssa, sen voi reilusti kertoa ohjattaville. Rennosti kokeilemalla ja olemalla itselleen armollinen se lähtee sujumaan”, Niemi-Pynttäri rohkaisee.
Hän neuvoo myös hakeutumaan itselle mieluisaan paikkaan työskentelyn ajaksi. Miellyttävä tila antaa itselle rohkeutta ja edesauttaa läsnäolon tunteen vahvistumista.
Työnohjaaminen etänä vaatii paljon keskittymistä. Näkö- ja kuuloaisti voivat kuormittua, kun havainnointi ei ole niin kokonaisvaltaista kuin fyysisesti läsnä ollessa.
”Etätyönohjaus on opettanut joustavuutta ohjaustilanteissa. Tekniikka voi aina tuoda yllätyksiä. Mutta verkossa voi tapahtua myös aitoa kohtaamista”, vakuuttaa Niemi-Pynttäri.
Kuormittumisen hallitsemiseksi hän tekee verkossa enintään kolme ohjausta päivässä.

Turvallisuuden tunne on tärkeintä

Niemi-Pynttärin kokemuksen mukaan on parempi tavata ohjattavan kanssa johdonmukaisesti joko etänä tai kasvokkain. Ihminen tavanomaisesti hakeutuu aina tuttuun positioon, kuten neuvotteluhuoneessa samalle tuolille.
”Tuttu tila, oli se sitten oman koneen äärellä tai fyysinen tila, antaa turvaa ja säästää energiaa tärkeiden ja
koskettavien asioiden käsittelyyn”, hän näkee.
Paikan vaihdolle tulisi olla perusteltu syy. Näin on esimerkiksi silloin, kun ihmiset halutaan tutustuttaa toisiinsa, ja tästä syystä esimerkiksi vaihdetaan istumapaikkaa huoneessa.
Ohjaustavan muuttuminen on aiheuttanut yllätyksiäkin. Erään ohjattavan kanssa Niemi-Pynttäri aloitti ohjaukset verkossa, kunnes tuli mahdollisuus tavata kasvokkain. Kasvokkain työnohjaus ei luonnistunutkaan. Tämän jälkeen tapaamisia jatkettiin tutusti ruudun äärellä.
Virtuaaliset kohtaamiset ovat tuottaneet hienoja hetkiä, sanoo Niemi-Pynttäri. Totta kuitenkin on, että
kasvokkain tapaamiseen liittyy jotain erityisen arvokasta.
Koronakriisin hän ei usko vaikuttavan työnohjauksen käytäntöihin organisaatiossa.
”Aloitimme viisi vuotta sitten periaatteella, että suurin osa tehdään etäyhteydellä. Mielestäni olemme olleet tässä vahvasti edelläkävijöitä. Itse palaan koronakriisin lauettua taas tekemään muutamia ohjauksia kasvotusten, mutta suurin osa tulee edelleen tapahtumaan verkossa.”
Ennenkokemattoman äärellä on tärkeää tukea ihmisten turvallisuuden tunnetta, Niemi-Pynttäri summaa.
”Olennaista on tuen antaminen kriisin keskellä. Se, annetaanko tukea olemalla läsnä samassa fyysisessä tilassa vai tietokoneen ruudun äärellä, on lopulta sivuseikka.”

Artikkeli julkaistiin Osviitassa 2/2020