Osviitasta 4/2024.
Henna Laukka muistaa vielä hyvin ensimmäisen julkisen Hilma-kilpailutuksen, johon hän osallistui vuonna 2017. Hän oli iloinen löydettyään kilpailutuksen, jossa ei ollut hirveän suuria kokemusvaatimuksia.
”Liikkeellelähtö voi olla haastavaa, jos ei vielä ole referenssejä”, Laukka toteaa.
Hänen mielestään hyvässä kilpailutuksessa kokemuksesta ja referensseistä saa lisäpisteitä, mutta vastavalmistuneen kokemattomuus, niin sanotut nollapisteet, eivät ole este osallistumiselle.
”Osa työnohjaajakollegoista on valinnut, että ei osallistu kilpailutuksiin, koska he eivät jaksa hankintaruljanssia”, Laukka toteaa.
Hän kannustaa kaikkia työnohjaajia kuitenkin osallistumaan rohkeasti kilpailutuksiin, sillä niidenkin kautta voi saada töitä. Suurin osa Laukan työnohjausprosesseista on tullut kilpailutusten kautta.
Erilaisia osallistumiskokemuksia
Laukan mukaan kilpailutuksissa on menty viime vuosina hieman taaksepäin. Tämä johtuu organisaation ja työnohjaajan väliin tulleista hankintayhtiöistä.
Hankintayhtiöiden myötä työnohjaajille on saattanut tulla uusia kuluja, esimerkiksi yhtiön perimä komissio eli palkkio. Tämä johtaa väistämättä siihen, että työnohjaaja joutuu tarkastelemaan uudelleen myös omaa hinnoitteluaan.
”Hyvin tarkkaan harkitsen osallistumista, jos siellä on mainittu komissio”, Laukka kiteyttää.
Työnohjaajan kuuluu ilmoittaa hankintayhtiölle tietyin väliajoin kyseiseen puitesopimukseen kuuluvat myynnit, eli raportointityöhön on hyvä varautua. Myös nollamyynnistä täytyy raportoida säännöllisesti, minkä Laukka kokee turhauttavana.
Kilpailutus voi olla myös onnistuneesti laadittu, kuten Laukka muistelee tapahtuneen erään ison organisaation dynaamisessa puitesopimuskilpailutuksessa. Mikä teki siitä työnohjaajan näkökulmasta hyvän? Organisaatio kysyi heti kilpailutuksen avautuessa työnohjaajilta hinnat ja referenssit sekä kertoi, mitä heillä oli vaatimuksena. Kilpailutuksessa ei ollut hankintayhtiötä välissä ja se tuntui nopeammalta ja suoraviivaisemmalta.
”Kilpailutuksen hyvyyden tai onnistumisen näkee siinä, miten osaaminen otetaan huomioon. Onko siellä käytetty esimerkiksi kokemuksen porrastusta: 0-3 prosessia, 4-6 prosessia ja niin edelleen.”
Liian tarkkoja osaamisvaatimuksia Laukka toppuuttelisi, sillä ne rajaavat osaavia työnohjaajia pois. Kun joukko pienenee, niin hinta myös nousee. Melko usein esimerkiksi esihenkilöiden työnohjaajalta vaaditaan omaa esihenkilökokemusta. Laukka näkisi parempana, että ketään ei suoraan rajattaisi pois, vaan että tietystä osaamisesta voisi saada lisäpisteitä.
Kilpailuttaminenkin kehittyy
Tulevaisuuden työnohjauskilpailutuksissa tullaan pohtimaan dynaamisuuteen uudenlaisia ketteriä ilmenemismuotoja. Laukka ehdottaa, että esimerkiksi hintoja olisi hyvä voida muuttaa joustavammin tilanteessa, jossa työnohjaajalle ei tule yhtään kyselyjä. Hän toivoisi myös avointa tietoa siitä, minkä verran tilaajat todellisuudessa käyttävät työnohjausta.
Henna Laukka näkee, että yhteistä keskustelua ja kehittämistä tarvitaan lisää, ja tässä Suomen työnohjaajat ry:llä on tärkeä tehtävä.
”STOryn ohjeilla on paljon merkitystä, esimerkiksi eettisiä ohjeita aidosti noudatetaan. On hienoa, että on olemassa työnohjaajien yhdistys, joka on varteenotettava keskustelukumppani kilpailuttaville tahoille ”, Laukka iloitsee.
STOryn verkkosivujen Etsi työnohjaajaa -toiminnolle Laukka antaa myös kiitosta. Sieltä on helppo lähettää muutamalle työnohjaajalle kysely tai tarjouspyyntö, jos etsii työnohjaajia pienhankintana, Laukka vinkkaa.
Henna Laukan vinkkejä uusille kilpailutuksiin osallistuville työnohjaajille
- Jäitä hattuun. Yritä suhtautua kilpailutusdokumenttien täyttämiseen kylmän viileästi, väistämättömänä asiana, joka vain täytyy hoitaa. Kokemuksen karttuessa opit nopeasti, miten kilpailutusasiakirjat on rakennettu.
- Maltti on valttia. Perehdy rauhassa kilpailutusdokumentteihin ja kysymysten vastauksiin. Älä hosu osallistumisen kanssa – joskus kilpailutus jostain syystä keskeytetään. Ei kuitenkaan kannata jättää dokumenttien täyttämistä viimeiseen päivään.
- Käytä aikasi viisaasti. Katso ensin välttämättömät vaatimukset: jos vaatimuksissa on jotain, mitä itsellä ei ole, niin ei kannata käyttää enempää aikaa juuri tähän kilpailutukseen.
- Tutustu sopimusluonnokseen. Käy sopimusluonnos läpi, mikäli se löytyy hankinta-asiakirjoista. Siellä on mainittuna esimerkiksi raportointivelvollisuus ja maksuehdot: 14 tai 30 päivää voi yrittäjälle olla merkittävä ero. Matkakorvauskäytännöissä voi myös olla suuria eroja.
- Omat pohjatyöt tehostavat asiakirjojen täyttämistä. Pidä koontia työnohjausprosesseistasi referenssien ilmoittamista varten. Jäsentele erilaiset työnohjaukset kuten yksilö-, ryhmä- ja esihenkilötyönohjaukset, ja kirjaa muistiin aloitus- ja lopetuspäivämäärä sekä organisaation ja ryhmän nimi.
- Käytä maalaisjärkeä referenssien merkitsemisessä. Referenssit voi yleensä kirjata yleisellä tasolla kuten esimerkiksi osastonhoitajien ryhmätyönohjaus tai esihenkilötyönohjaus. Yhteystietoihin voi laittaa esimerkiksi hankintapäällikön tiedot.
- Hinnoitteluosaaminen kasvaa ajan myötä. Harjoittele pikkuhiljaa hinnoittelua. Älä hinnoittele itseäsi kalleimmaksi, mutta älä pyri halvimmaksikaan. Hyvässä kilpailutuksessa listaus tapahtuu laskentakaavalla, joka huomioi pistemäärän ja hinnan.
- Tiedosta hankintalain vaatimukset. Älä ota henkilökohtaisesti kysymyksiä kytköksistä rikolliseen toimintaan, petoksiin tai terrorismiin. Nämä kysymykset tulevat suoraan hankintalaista ja ovat julkisissa hankinnoissa pakollisia. Kliksuttelet vain nämä kohdat läpi, siihen ei montaa minuuttia mene.
- Puitesopimus ei takaa töitä. Varaudu siihen, että puitesopimukseen mukaan pääsy ei vielä tarkoita töitä. Pidä jalat maassa niin et turhaan pety.
